E-Rechnung mit
Business Central

Eine E-Rechnung ist eine maschinell auslesbare Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entspricht. 

E-Rechnungen werden in der Metasprache Extensible Markup Language (XML) bereitgestellt und enthalten grundsätzlich dieselben Informationen wie Papierrechnungen oder Rechnungen in anderen digitalen Formaten.  

Die Einführung der E-Rechnungspflicht wurde im März 2024 mit dem Wachstumschancengesetz beschlossen. Das Gesetz soll den Grad der Automatisierung von Geschäftsprozessen steigern und die steuerliche Erfassung von Geschäftsvorgängen vereinfachen.

Die E-Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie andere digitale Rechnungen oder Rechnungen aus Papier. 

Pflichtangaben: 

• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Liefer- oder Leistungsdatum (falls abweichend vom Rechnungsdatum) 
• Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
• Name und vollständige Anschrift des Rechnungserstellers
• Auflistung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen mit Menge, Bezeichnung und Preis
• Die anwendbaren Steuersätze für jede Position oder Hinweis zur Kleinunternehmerregelung, auf das Reverse-Charge-Verfahren oder sonstige Regelungen zur Steuerbefreiung
• Gesamtrechnungsbetrag inklusive Steuern
• Zahlungsbedingunge
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers und -empfängers (bei länderübergreifenden Rechnungen) 

Zusätzliche Angaben: 

• Bestellnummer
• Verwendungszweck
• Bankverbindung des Rechnungserstellers

Die E-Rechnungspflicht betrifft B2B-Geschäfte. Es sind alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland betroffen, die Leistungen oder Produkte an andere Unternehmen in Deutschland verkaufen. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Freiberufler.

Für die Einführung einer umfassenden E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte ist folgender Zeitplan vorgesehen.  

• Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand von E-Rechnungen ist freiwillig. Zudem dürfen EDI-Formate genutzt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
• Ab 1. Januar 2027: Der Versand von E-Rechnungen wird Pflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 €. Unternehmen mit einem geringeren Jahresumsatz dürfen weiterhin sonstige Rechnungen versenden. EDI-Formate dürfen weiterhin genutzt werden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen jetzt EN-16931-konforme E-Rechnungen versenden. EDI-Formate, die nicht der EU-Norm entsprechen, dürfen nicht mehr genutzt werden. 

Der Gesetzgeber definiert sämtliche Rechnungsformate, die keine E-Rechnung sind, als „sonstige Rechnungen“. Das umfasst Papierrechnungen und digitale Formate wie PDF und Bildformate. 

• XRechnung: Dieser Standard basiert ausschließlich auf der Metasprache Extensible Markup Language (XML).
• ZUGFeRD: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands) ist ein Format, das strukturierte Daten im XML-Format mit einer konventionell lesbaren PDF-Datei kombiniert.
• Factur-X: Factur-X ist ein französischer Standard, der ähnlich wie ZUGFeRD sowohl strukturierte als auch konventionell lesbare Daten enthält. 
• EDI-Formate: Elektronischer Datenaustausch (Electronic Data Interchange/EDI) umfasst verschiedene ältere Standards, die in vielen Unternehmen im Einsatz sind. Sind diese nicht konform mit der EU-Norm EN-16931, dürfen sie bis 2028 nur mit Zustimmung des Empfängers genutzt werden und sind ab 2028 nicht mehr zulässig. 

Derzeit sind keine spezifischen Anforderungen für den elektronischen Übermittlungsweg von E-Rechnungen vorgesehen. Ein E-Mail-Postfach sollte also ausreichen. Alternativ kann die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle oder über unseren in Dashlake integrierten E-Rechnungs-Konnektor eine praktikable Option darstellen. Entscheidend ist eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch. 

Microsoft Dynamics 365 Business Central ist ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP), das speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Es vereint verschiedene Geschäftsfunktionen wie Finanzen, Vertrieb, Einkauf, Lagerhaltung und Produktion in einer einzigen, intuitiven Anwendung.  

Mit Business Central können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Daten zentral verwalten und wichtige Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen treffen. Die Software ist hochgradig anpassbar. Gerne unterstützen wir Sie dabei. 

Um E-Rechnungen korrekt ablegen zu können, benötigen Sie eine Möglichkeit zur versionierten Archivierung entsprechend rechtlichen Vorgaben. Wir ergänzen Ihre Microsoft-Dynamics-365-Umgebung mit einem nahtlos integrierten DMS, sodass Sie sich auf ein reibungsloses Nutzererlebnis verlassen können.  

Dashlake ist eine Data Intelligence Platform zur Zentralisierung, Verarbeitung und Auswertung von Geschäftsdaten und Dokumenten. Dank kundenspezifisch maßgeschneiderter KI-Algorithmen bietet Dashlake ein hohes Maß an Effizienzsteigerung und Benutzerfreundlichkeit.  

Darüber hinaus bietet Dashlake verschiedene Add-ons in Form von Apps, wie automatisierte BWA-Erstellung, automatisierte Dokumentenverarbeitung, einen Service Desk und die automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese Add-Ons lassen sich in verschiedene DMS- und ERP-Systeme integrieren – wie beispielsweise in Microsoft Dynamics 365 Business Central.