Dokumentenmanagement
Software (DMS)

Dokumentenmanagement
Software (DMS)

Digitale Verwaltung und revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente

Dokumenten-management
Software (DMS)

Digitale Verwaltung und revisionssichere Archivierung Ihrer Dokumente

Was ist Dokumentenmanagement?
Der beste Weg, um alle Dokumente
automatisiert rechtssicher abzulegen
und jederzeit mit ihnen zu arbeiten.

Eine passende Dokumentenmanagement Software ist die optimale Ergänzung zu Ihrem ERP!

Eine Dokumentenmanagement Software, auch Dokumentenmanagement System oder kurz DMS, ist die digitale Variante Ihrer Aktenschränke.


In Ihrem DMS sind alle Dokumente organisiert, die im Alltag eines Unternehmens anfallen. Die Organisation übernimmt die Software automatisiert für Sie.
So können Sie darauf Vertrauen, jederzeit schnell das gewünschte Dokument zu finden. Zugehörige Dokumente und Metadaten werden direkt mitgeliefert.

Was macht ein Dokumentenmanagement System?
5 zentrale Aufgaben:

Was macht ein Dokumenten-management System?
5 zentrale Aufgaben:

  • Dokumente
    organisieren
  • Dokumente organisieren
Zentrale strukturierte Ablage, sortiert nach Ordnern, Eigenschaften und Schlagwörtern.
  • Dokumente
    suchen und finden
  • Dokumente suchen und finden
Die Suche über Dateinamen, Schlagwörter, Eigenschaften oder Inhalte liefert schnellste und treffsichere Ergebnisse.
  • Dokumente
    versionieren
  • Dokumente versionieren
Änderungen werden protokolliert und können so detailliert nachvollzogen und rückgängig gemacht werden.
  • Dokumente
    archivieren
  • Dokumente archivieren
Gesetzeskonforme langfristige versionierte Speicherung aller Dokumente, auch entsprechend interner Regelungen.
  • Zugriffsrechte
    steuern
  • Zugriffsrechte steuern
Individuelle Berechtigungen für Nutzer und Nutzergruppen bieten maximale Vertraulichkeit und Bearbeitungsschutz.

Zusätzliche Funktionen des Dokumentenmanagements:

Digitale Personalakten

Legen Sie alle Dokumente einer Person im Unternehmen genau wie in einer analogen Akte ab. Vorlagen und Textbausteine vereinfachen das Erstellen neuer Dokumente in Microsoft Office. Der automatische Aktendeckel liefert Ihnen übersichtlich die wichtigsten Informationen auf einen Blick.

Annotation

Versehen Sie Ihre digitalen Dokumente mit zusätzlichen Informationen. Annotationen ersetzen handschriftliche Notizen auf Ihren Dokumenten. Sie werden jedoch getrennt und nicht als Bestandteil des Dokuments abgespeichert. Annotationen bleiben so bei der Versionierung außen vor.

Digitale Signatur

Unterzeichnen Sie Dokumente elektronisch orts- und zeitunabhängig. Die Signatur wird  automatisch bei der Versionierung berücksichtigt. Kombiniert mit einer Prozessautomatisierung maximieren Sie die Effizienz. Rechtssicherheit bietet die Zertifizierung nach EU- und CH-Vorschriften.

Flexible Suche

Dokumente werden nach verschiedenen Kategorien und mit unterschiedlichen Schlagworten versehen abgelegt. So finden Sie ein Dokument z.B. sowohl über den Kundennamen, Kreditornummer, Projektname, Rechnungsnummer oder Dokumenttyp.

Was sind die Vorteile eines DMS?
Profitieren Sie in jedem Bereich
Ihres Unternehmensalltags.

Alle Vorteile einer digitalen Dokumentenverwaltung im Überblick:

Nahtlose
Integration in
bestehende Software-
Infrastruktur
Zeit- und
ortsunabhängige Verfügbarkeit
aller Dokumente vereinfachen
die Zusammenarbeit
Archivierung und
Versionierung entsprechend
rechtlicher Vorgaben ohne
viel Kopfzerbrechen
Konfiguration und
Nachverfolgung wiederkehrender
Prozesse für mehr Effizienz
und Transparenz
Digitale Akten
mit unterschiedlichen
Konfigurationen je nach
Anwendungsfall
Schutz aller
Dokumente vor unberechtigtem
Zugriff für den sicheren Umgang
mit sensiblen Daten
Digitale Akten
mit unterschiedlichen
Konfigurationen je nach
Anwendungsfall
Schutz aller
Dokumente vor unberechtigtem
Zugriff für den sicheren Umgang
mit sensiblen Daten

Ein DMS für alle Dokumentformate und Dokumenttypen

  • Angebote & Kalkulation
  • Aufträge
  • Lieferscheine
  • Ausgangsrechnungen
  • Bestellungen
  • Eingangsrechnungen
  • E-Mails
  • Bilder
  • Produktspezifikationen
  • Technische Zeichnungen
  • Fertigungsunterlagen
  • Verträge
Wir beraten Sie zu:
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  • Anbindungen an Unternehmenssoftware
  • Einrichtung von automatisierten Workflows
  • Individuelle Konfiguration der Ablage
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KENDOX Info Share als optimale
Ergänzung zu Microsoft Dynamics 365
Business Central

Info Share - die umfassende Plattform für DMS / ECM

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Info Share verbindet neueste Technologien mit maximaler Flexibilität für ihr Unternehmen.

Individuelles Arbeiten

Dank Bereitstellung in der Cloud ist der Zugriff orts- und zeitunabhängig. Dabei arbeitet der Nutzer mit dem Web Client in allen gängigen Browsern sowohl vom Desktop wie auch von Smartphone und Tablet.

Individuelles Arbeiten

Dank Bereitstellung in der Cloud ist der Zugriff orts- und zeitunabhängig. Dabei arbeitet der Nutzer mit dem Web Client in allen gängigen Browsern sowohl vom Desktop wie auch von Smartphone und Tablet.

Automatisierung von Workflows

Gestalten Sie tägliche Arbeitsprozesse effizienter, wie zum Beispiel durch den automatisierten Rechnungseingang. Aus eingehenden E-Mails werden Rechnungen automatisch zur Verarbeitung weitergegeben. Mittels OCR werden die relevanten Daten extrahiert und dem Prüfyklus zur Rechnungskontrolle zugeführt. Anschließend werden die extrahierten und überprüften Daten direkt in das angebundene ERP eingepflegt.

Automatisierung von Workflows

Gestalten Sie tägliche Arbeitsprozesse effizienter, wie zum Beispiel durch den automatisierten Rechnungseingang. Aus eingehenden E-Mails werden Rechnungen automatisch zur Verarbeitung weitergegeben. Mittels OCR werden die relevanten Daten extrahiert und dem Prüfyklus zur Rechnungskontrolle zugeführt. Anschließend werden die extrahierten und überprüften Daten direkt in das angebundene ERP eingepflegt.

Office-Integration

Info Share ist optimal für die Arbeit mit Microsoft Office ausgelegt. Durch die direkte Anbindung an Microsoft Dynamics 365 BC und Office-Lösungen können zahlreiche Arbeitsprozesse als automatisierte Workflows Zeit einsparen und Fehler reduzieren.

Office-Integration

Info Share ist optimal für die Arbeit mit Microsoft Office ausgelegt. Durch die direkte Anbindung an Microsoft Dynamics 365 BC und Office-Lösungen können zahlreiche Arbeitsprozesse als automatisierte Workflows Zeit einsparen und Fehler reduzieren.

Flexibel Anpassbar

Sie entscheiden, wie Info Share für Sie arbeitet. Wir konfigurieren für Sie sämtliche Regeln und Einstellungen nach Ihrem Firmenbedarf. Dies geschiet über die Erstellung von Workflows und die Anbindung an Ihre IT-Infrastruktur. Dazu gehören unter anderem Vorgaben zur OCR-Erkennung, Seitentrennung, Formularerkennung und die Anbindung von Datenbanken. Zusätzlich steht Ihnen ein umfassendes Berechtigungsmanagement zur Verfügung.

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